تدوین اسناد مناقصه

فرآیند تدوین اسناد مناقصات بینالمللی، مشخصات فنی و ارزیابی و انتخاب مناسبترین گزینه برای طراحی، ساخت، نصب و راهاندازی تجهیزات یک چرخه کامل و پیچیده است که هر مرحله آن بهدقت و دانش فنی بالا نیاز دارد. ما در شرکت فرناس تکنولوژی خدمات کامل موردنیاز برای این فرایند را ارائه میدهیم که شامل موارد زیر است:
۱- تدوین اسناد مناقصات بینالمللی
این مرحله اولین قدم برای شروع یک پروژه است و شامل آمادهسازی تمام مدارکی است که پیمانکاران و تأمینکنندگان بالقوه برای ارائه پیشنهاد نیاز دارند. خدمات این بخش عبارتاند از:
- جمعآوری اطلاعات و نیازسنجی: در ابتدا، نیازهای کارفرما بهطور کامل بررسی میشود. این شامل تعیین نوع تجهیزات موردنیاز، ظرفیت، محل نصب و الزامات عملیاتی است. بهعنوانمثال، اگر قرار است یک جرثقیل ساحلی خریداری شود، باید مشخص شود که چه میزان بار را باید جابجا کند، چه سرعتی داشته باشد و در چه شرایط محیطی کار خواهد کرد.
- تهیه اسناد عمومی مناقصه: این اسناد شامل شرایط عمومی قرارداد، دستورالعملهای شرکت در مناقصه، برگههای پیشنهاد قیمت و زمانبندی پروژه است. در این بخش، باید قوانین و مقررات بینالمللی مربوط به مناقصات در نظر گرفته شود.
- تدوین شرایط قرارداد (Terms of Reference - TOR) : در این بخش، تمامی وظایف، تعهدات و مسئولیتهای کارفرما و پیمانکار بهطور شفاف تعریف میشود. این شامل تعهدات مالی، زمانبندی پرداخت، ضمانتها و جرائم تأخیر است.
۲- تدوین مشخصات فنی (Specifications)
این مرحله قلب کار است و مستقیماً به تخصص فنی ما مربوط میشود. در این بخش، ما جزئیات دقیق و فنی تجهیزات یا خدمات موردنیاز را تعیین میکنیم تا تأمینکنندگان بتوانند بر اساس آن، پیشنهادی دقیق ارائه دهند. خدمات این مرحله شامل موارد زیر است:
- تعریف دقیق الزامات فنی: تمام جزئیات فنی مربوط به ابعاد، مواد مورداستفاده، استانداردها، عملکرد، توان و سایر مشخصات تجهیزات بهدقت مشخص میشود. برای مثال، در مورد یک پمپ دریایی، باید جنس بدنه (ضدزنگ، مقاوم به خوردگی)، دبی (میزان آبدهی)، فشار کاری و نوع موتور آن ذکر شود.
- استانداردسازی: اطمینان از اینکه تمامی تجهیزات پیشنهادی با استانداردهای بینالمللی مانند ISO، ASTM یا استانداردهای اختصاصی دریانوردی و بندری مطابقت دارند، بسیار حیاتی است. این کار تضمین میکند که کیفیت و ایمنی در سطح بالایی قرار دارد.
- تهیه نقشهها و دیاگرامها: در صورت نیاز، نقشههای اولیه یا دیاگرامهای سیستمی برای شفافسازی الزامات طراحی و ساخت ارائه میشود. این نقشهها به پیمانکاران کمک میکند تا دید بهتری از پروژه داشته باشند.
- تعریف نیازمندیهای نرمافزاری و سختافزاری: اگر تجهیزات دارای سیستمهای کنترلی یا نرمافزاری هستند (مانند سیستمهای اتوماسیون بندری)، مشخصات آنها نیز باید به تفصیل بیان شود.
۳- ارزیابی و انتخاب مناسبترین گزینه
پس از دریافت پیشنهادها از پیمانکاران مختلف، مرحله ارزیابی آغاز میشود. این یک فرآیند چندبعدی است که نیازمند دقت و بیطرفی کامل است. فعالیتهای ما در این بخش عبارتاند از:
- ارزیابی فنی (Technical Evaluation) : تمامی پیشنهادها از نظر انطباق با مشخصات فنی تدوینشده بررسی میشوند. در این مرحله، تیم ما به بررسی جزئیات فنی، کیفیت مواد، قابلیتهای عملکردی و رعایت استانداردها میپردازد. این ارزیابی اغلب بهصورت امتیازدهی انجام میشود.
- ارزیابی مالی (Financial Evaluation) : پیشنهادها مالی از نظر قیمت، شرایط پرداخت، هزینههای نگهداری و هزینههای چرخه عمر (Life-Cycle Cost) تجزیهوتحلیل میشوند. هدف این است که بهترین ارزش را در ازای هزینهی پرداختی به دست آوریم.
- ارزیابی ریسک: (Risk Assessment) ریسکهای بالقوه مربوط به هر پیشنهاد، مانند ریسکهای مربوط به زمانبندی، کیفیت، نگهداری و پشتیبانی، شناسایی و ارزیابی میشوند.
- مذاکره و انتخاب نهایی: پس از انجام ارزیابیهای فنی و مالی، با پیمانکاران منتخب وارد مذاکره میشویم تا شرایط را بهبود بخشیم. در نهایت، با توجه به تمامی معیارهای ارزیابی، مناسبترین گزینه به کارفرما معرفی میشود.
در مجموع، کار ما فراتر از صرفاً ارائه مشاوره است؛ ما بهعنوان یک متخصص راهبردی، کارفرما را در تمامی مراحل حیاتی یک پروژه بینالمللی یاری میدهیم تا از موفقیت، کارایی و انطباق پروژهها با بالاترین استانداردهای جهانی اطمینان حاصل شود.
